miércoles, octubre 05, 2016

Uso de la función BuscarV en Excel

Esta función de Excel, Calc de LibreOffice o Google Spreadsheet nos permite encontrar un valor dentro de una lista de Excel a partir de una clave que proporcionamos nosotros. Para usar esta función escribimos =BUSCARV(Clave; Rango de búsqueda; Número de columna; Ordenado). Veamos un ejemplo:
  • Imagina que tienes una lista de alumnos con su número, nombre, curso, nombre del padre y/o de la madre y sus teléfonos.

  • Queremos crear una ficha para recuperar toda la información de un alumno a partir de su número. Esta "ficha" que vamos a crear puede estar en la misma hoja o en otra diferente.

  • Ahora es cuando vamos a usar la función BUSCARV para que nos muestre el nombre del alumno.  En nuestro ejemplo, el número está escrito en la celda J3. En la celda J4 escribiremos la fórmula para que aparezca su nombre:
    • =BUSCARV(J3;A1:G4;2;FALSE)
Veamos lo que que significa cada uno de los parámetros:
  • J3 Es el nombre de la celda en la que escribimos el número del alumno. La clave que se escribe para buscar lo que necesitamos.
  • A1:G4 Es el rango en el que está nuestra lista de alumnos. Si tuviéramos una lista muy larga o que podría ampliarse en el futuro, sería conveniente escribir A:G con lo que se incluirían todas las filas de celdas de las columnas comprendidas entre la A y la G.
  • 2 Se refiere al número de columna en el que se encuentra el dato que queremos extraer de la lista. En nuestro caso queremos el nombre del alumno que se encuentra en la 2ª columna por eso escribimos 2.
  • FALSE este parámetro indica si la lista está ordenada por la clave de búsqueda. Si escribimos FALSE, BUSCARV siempre funcionará correctamente. En nuestro ejemplo, como la lista está ordenada por el número del alumno, podríamos haber escrito TRUE y también habría funcionado. Poner TRUE en este parámetro acelera la búsqueda en una lista grande pero si no está ordenada, no funcionará correctamente.
Para completar nuestra ficha, ahora en la celda J5, a la derecha de la celda de "Apellidos:", tendríamos que escribir la siguiente fórmula:
  • =BUSCARV(J3;A1:G4;3;FALSE)


Fíjate en que lo único que cambia es el 2 por el 3, ya que los apellidos de los alumnos se encuentran en la 3ª columna de nuestro rango. 

Ahora puedes practicar usando de nuevo BUSCARV para completar el resto de campo de la ficha: padre, teléfono del padre,... En este enlace puedes acceder a la versión en Google Spreadsheet y descargarlo en formato Excel en el menú Archivo - Descargar como - Microsoft Excel (.xlsx).
Y si tienes dudas sobre Excel, déjanos un comentario e intentaremos ayudarte.

0 comentarios :